دوشنبه , ۲۷ خرداد ۱۳۹۸
خرید فالوور اینستاگرام خرید لایک اینستاگرام
آخرین نوشته ها
خانه / مدیریت / تئوری مدیریت / سازمان،نظریه های سازمان
مدیریت فناوری و نوآوری
مدیریت فناوری و نوآوری

سازمان،نظریه های سازمان

سازمان چیست؟

پدیده ای اجتماعی است که به طور آگاهانه هماهنگ شده و دارای حدود و مرزنسبتاً مشخصی بوده و برای تحقق هدف یا اهدافی بر اساس یک سلسله مبانی دائمی فعالیت می کند.

در این تعریف دو کلمه دیده می شود . به صورت آگاهانه هماهنگ شده ،دلالت بر مدیریت دارد. .و پدیده اجتماعی دال بر این معناست که سازمان از افراد یا گروه هایی که با هم در تعاملند تشکیل شده است . الگوهایی تعاملی که افراد داخل سازمان ازآن تبعیت می کنند تصادفی بوجود نیامده بلکه در خصوص آن قبلاً اندیشیده شده است . از این رو چون سازمانها پدیده های اجتماعی اند لذا الگوهای تعاملی اعضاء باید هماهنگ باشند تا ابهام و سردرگرمی حداقل گردد. و در نتیجه اطمینان حاصل شود که وظایف مهم سازمانی انجام می پذیرند . یک سازمان مرزهای نسبتاً مشخصی دارد . این مرزها به مرور زمان می تواند تغییر کند و ممکن است واضح و روشن نباشند . اما باید مرزهای مشخصی وجود داشته باشد . سازمانها برای انجام امور بوجود می آیند این امور یا فعالیت ها همان اهدافند که همه اعضاء سازمان اهداف را باید بشناسند و آنها را بپذیرند .

ساختار سازمانی :

ساختار سازمانی تصریح می کند که وظایف چگونه تخصیص داده شوند . ساختار را به عنوان یکی از اجزاء سازمان که از عنصر پیچیدگی ، رسمیت و تمرکز تشکیل شده تعریف می کنیم . پیچیدگی ، حدود تفکیک درون سازمان را نشان می دهد . همچنین میزان تخصص گرایی ، تقسیم کار و تعداد سطوح در سلسله مراتب سازمانی را اشاره می کند . حدی که یک سازمان برای جهت دهی رفتار کارکناش به قوانین و مقررات متکی است رسمت نام دارد.

تئوری سازمان چیست ؟

رشته ای است که ساختار و طراحی سازمان را مورد مطالعه قرار می دهد و دیدگاهی کلان نسبت به سازمان دارد و واحد تحلیل آن سازمان و واحدهای فرعی است . تئوری سازمان به هر دو جنبه تشریحی و تجویزی می پردازد . تئوری سازمان تشریح می کند که سازمانها واقعاً چگونه ساختارمند می شوند و همچنین پیشنهاد می کند که چگونه سازمانها بنا شوند تا اثر بخشی آنها افزایش یابد .

در تئوریهای مربوط به سازمان دو واژه تئوریهای سازمان و رفتار سازمانی وجود دارند.

رفتار سازمانی:

دیدگاهی خرد نسبت به مسائل داشته و به افراد وگروههای کوچک تأکید می کند . رفتار درون سازمانها ، عملکرد افراد، کارکنان و متغیرهای نگرشی نظیر: بهروری کارکنان ،غنیمت در کارها،  جابجایی در کار و رضایتمندی شغلی متمرکز است .

در مقابل؛ تئوری سازمان دیدگاهی کلان نسبت به مسائل سازمانی دارد. واحد تجزیه و تحلیل آن سازمان یا واحدهای فرعی سازمان هستند . تئوریهای سازمان بر رفتار سازمانها متمرکز است وتعریف کلی از اثر بخشی سازمان ارائه می دهد . تئوری سازمان نه تنهابه عملکرد کارکنان و نگرش آنها توجه دارد بلکه با توانایی کلی سازمان و تطبیق خود با شرایط و تحقق اهدافشان سروکار دارد.در مقوله مدیریت و سازمان نیز آغاز طرح نظریه های مدیریــت و ســـازمان را می توان در سالهای اولیه قرن بیستم جستجو کرد پس از نظریه بوروکراسی وبر ، اصول مدیریت علمی و اداری تیلور و فایول و نهضت روابط انسانی و مدیریت رفتاری در سالهای دهه ۱۹۳۰ ، نظریه های سیستمی و اقتضایی پا به عرصه وجود نهاد بطوریکه امروزه نیز این مکتب، تفکر غالب در مدیریـت و ســازمان می باشد.

اندیشمندان متعدد به شیوه های متفاوتی تئوری های سازمان و مدیریت را طبقه بنــدی کرده‌اند که غالباً سه مکتب اصلی مدیریت علمی، مدیریت روابط انسانی و مدیریت سیستم ها در تمامی آنها ملاحظه می شود.

هارولد کونتز در طبقه بندی اولیه خود به شش مکتب تحت عناوین:

۱) مکتب فرایندی یا وظیفه ای مدیریت

۲) مکتب تجربی مدیریت،

۳) مکتب رفتار انسانی در مدیریت،

۴) مکتب نظام اجتماعی­ در مدیریت،

۵) مکتب تئوری تصمیم گیری،

۶) مکتب کمی و مقداری مدیریت اشاره کرد و حدود نوزده سال بعد این طبقه بندی را به یازده طبقه افزایش داد که به علت تداخل طبقات درهم و جزئی شدن آنها مورد استقبال چندانی قرار نگرفت.

ویلیام اسکات نیز با پیروی از طبقه بندی تاریخی سه مـکتــب را در مدیریـــت مطــرح می‌داند. مکتب کلاسیک ها که با تقسیم کار،‌ سلسله مراتب، حیطه نظارت و ساختار منطقی سروکار داشتند و مکتب نئوکلاسیکها که با نهضت روابط انسانی شناخته می شوند.مکتب سوم، مکتب سیستمی سازمان است که سازمان را همچون سیستمی با متغیرهای وابسته به محیط توصیف می‌کند و آن را در سطحی بالاتر از دو مکتب قبلی قرار می دهد. در تفکر سیستمی سازمان بصورت یک منظومه واحد که متشکل از اجزاء‌ مرتبط و متعامل است در نظر گرفته می شود و اصل وابستگی متقابل مهمترین خاصیت آن را تشکیل می د هد. اگر اجزاء و عناصر تشکیل دهنده سازمان را به تنهایی مورد بررسی قرار دهیم سازمان را نشناخته ایم زیرا آنچه سازمان را به صورت یک مجموعه واحد در می آورد همانا روابط متقابل بین اجزاء‌ و عناصر آن است. روابطی که در مکاتب قبلی چندان مورد عنایت قرار نگرفته بود.

تفکر سیستمی در مدیریت با توجه به عوامل درونی و بیرونی سازمان تصویر کاملتری را از سازمان ارائه کرد و تئوریهای دقیقتری را برای تحلیل مدیریت و سازمان بدست داد. تئوری اقتضایی که برگرفته شده از مکتب سیستمی در مدیریت است مطلق گرایی در مدیریت را خطا دانسته و مطلوبیت هر شیوه و روشی را در مدیریت وابسته به شرایط و موقعیتی می داند که در آن زمان و مکان سازمان را احاطه کرده است. در این تئوری مطلوب بودن شیوه های مدیریت بستگی به موقعیت داشته و شیوه ای که در یک موقعیت مطلوب و مناسب است ممکن است در موقعیتی دیگر نامطلوب و نامناسب باشد. از اینرو این نوع نظریه ها را تئوری ”بستگی “ نیز نامیده اند. امروزه با بهره گیری از این تئوری، مدلهای گوناگونی در شاخه های مختلف مدیریت پرداخته شده است که هر کدام موضوع موردنظر خود را با دیدی اقتضایی می نگرند. در این تئوری ها بهترین شیوه وجود ندارد و مطلوبیت هر هر روشی بستگی به شرایط و موقعیت دارد.

ریچارد اسکات با در نظر داشتن سیر تحولات تاریخی، نظریه های سازمان و مدیریت را به چهار گروه یا گونه تقسیم کرده است. معیار تقسیم بندی او دیدگاه سیستم باز و بسته نسبت به سازمان و مدلهای منطقی و اجتماعی رفتار انسانها در سازمان است. براساس معیار اول نظریه های سازمان و مدیریت به دو گروه نظریه های سیستم بسته و باز تقسیم می شوند و با توجه به معیار دوم در هر گروه دو نوع مدل که معطوف به رفتار منطقی و رفتار اجتماعی انسان است دیده می شوند.

درنظریه های گونه اول:

 سازمان به صورت سیستمی بسته در نظر گرفته شده و رفتار انسان منطقی قلمداد می گردد. نظریات علمایی چون تیلور،‌ فایول، گیلولیک در این گونه قرار می گیرند. در این دیدگاه سازمان، ابزاری برای نیل به اهداف از قبل تعیین شده است و رابطه سازمان با محیط بیرونی مدنظر نیست. اهداف روشن،‌ وظایف مشخص، سلسله مراتب دقیق سازمانی،‌ قانونمداری و سایر اصول مدیریت ارکان اصلی تفکرات این طبقه از نظریات را تشکیل می دهند. تیلور با تخصصی کردن کارها،‌ جــدا نمـــودن برنامه ریزی از اجرا و استاندارد کردن فعالیتها به کمک روشهای مطالعه کار می کوشید تا کارایی را در سازمانها به حداکثر ممکن ارتقاء دهد و سایر پیشگامان مدیریت نیز همین هدف را با روشهایی مشابه دنبال می کردند. مونی و رایلی با مطرح کردن اصل هماهنگی به عنوان اصلی اساسی در عملکرد متوازن و موزون سازمان و فایول با ارائه چهارده اصل مدیریت کوشیدند تا برای مدیریت موفق در سازمان ضوابط مطلقی را مطرح سازند که ارتباط چندانی با محیط بیرونی سازمان نداشت و صرفاً در درون سازمان قابل تحقق بود.

در نظریات گونه دوم :

سازمان بصورت سیستمی بسته در نظر گرفته شده و رفتار انسان اجتماعی است. نظریاتی که اصطلاحاً روابط انسانی نام گرفته اند در این طبقه قرار دارند. اگر در گونه قبل ارضای نیازهای مادی و جسمانی برای نیل به کارایی مورد تأکید بود در این گونه از نظریه ها ارضاء نیازهای اجتماعی و روانی، اساسی برای عملکرد بالای اعضای سازمان است. التون میو پایه گذار و چهره شاخص در این گونه نظریه هاست. او که استرالیایی تبار بود در تجربیات خود دریافت که انسانها هما نند نیاز به غذا و هوا و محیط فیزیکی مناسب، نیاز به احساس شخصیت در محیط کار، روابط اجتماعی مطلوب و حرمت و صمیمت در سازمان دارند. در تحقیقات بعدی نیز که میو به همراه روتلیسبرگر انجام داد نظرات او تأیید شد و نظریات انسان گرایی در مدیریت پا به عرصه وجود گذاشت.

در نظریات نوع سوم:

 سازمان بصورت سیستمی باز در نظر گرفته شده و رفتارها در سازمان منطقی فرض گردیده است. از آغاز دهه ۱۹۵۰ و تا اوایل دهه ۱۹۷۰ نسل جدیدی از تئوریها مطرح شدند که تأکید و تمرکز آنها بر منطقی بودن رفتارها در سازمان با توجه به محیط خارجی سازمان بود. در این تئوریها کوشش شده تا ساختار سازمانی با در نظر گرفتن نیازهای محیط شکل گیرد. وودوارد از زمره اندیشمندانی است که نظریاتش در گونه دوم قرار می گیرد. وی آثار نظام های فنی بهره گیری شده در صنایع را بر ساختار سازمانی آنها مورد تحقیق قرار داد. وودوارد سه نظام اصلی تولید واحدی، تولید انبوه و تولید فرایندی را در نظر گرفت و میان آنها و قاعده های گوناگون طراحی وابستگی های برجسته یافت. برای مثال مؤسسه های تولید انبوه براساس پژوهشهای وی دارای ساختاری دیوانسالارانه هستند در حالی که مؤسسه های تولید فرایندی و واحدی، ساختاری زنده و انسانی دارند.

چارلز پرو نیز تقسیم بندی دیگری را در مورد نظام کاری سازمانها ارائه کرد که در آن از چهار نظام کارهای هنری و صنعت گرانه، کارهای تکراری،‌ کارهای غیرتکراری و کارهای مهندسی نام برد. پرو با استفاده از این طبقه بندی کوشیده است تا ساختار مناسب برای کارایی بیشتر در هر یک از انواع نظام های کاری را ارائه دهد. از نظر او مدیریت زمانی موفق خواهد شد که با توجه به نظام های کاری موجود در هر سازمان به امر برنامه ریزی، سازماندهی، کنترل و هدایت بپرازد. نظریات نویسندگان گونه سوم نظریاتی است که اصطلاحاً اقتضایی می نامند. به عبارت ساده آنها کوشیدند تا مدیریت را با اقتضاها و شرایط محیطی هماهنگ ساخته و از حالت مطلق گرایی خارج سازند.

گونه چهارم از نظریه های سازمانی و مدیریت :

با نگرش سیستم باز و قائل شدن به سرشتی اجتماعی برای رفتارهای سازمانی شکل گرفته اند. نظریات علمایی چون می یر و روان، سالان سیک وپفرتأکید بسیار بر محیط داشته و این پیش فرض را که سازمانها رفتار و عمکردی عقلایی و منطقی دارند شدیداً مورد تردید قرار داده اند. سازمانها هدف اصلی خود را که بقا ست دنبال می کنند و سایر اهداف که در فلسفه سازمان منطقی به نظر می رسند مانند کارایی و بهره وری در این میان جنبه ثانویه پیدا می کند. برخی سازمانها که در محیط هایی کاملاً سیاسی و نهادی قرار گرفته اند، برای ادامه حیات، خود را با هنجارهای نهادی و معیارهای سیاسی منطبق می سازند و ضرورتاً تولید کارآ و خدمت دهی مؤثر برای ادامه کار آنها نقش حیاتی ایفا نمی کند. بنابراین رفتار عقلایی و منطقی در سازمانها که در گونه قبل مدنظر بود جای خود را به نوعی رفتار اجتماعی- سیاسی می دهد. مارچ و اولسون محیط سازمانها را پر از ابهام و پیچیدگی دانسته و پیش بــینی می کنند در چنین فضایی تصمیم گیری عقلایی کاربرد چندانی ندارد. مسأله قدرت و استفاده از آن در سازمان نیز در تئوریهای گونه چهارم جایگاه ویژه ای داشته پیچیدگی های آن مورد کنکاش قرار گرفته است. به زعم نظریه پردازان این طبقه،‌ برای ارزیابی اثربخشی سازمانها نمی توان به معیارهای صرفاً عینی اتکا نمود، بلکه باید موضوع را بصورت رفتاری اجتماعی و طبیعی به بوته آزمون و بررسی نهاد. دیدگاه نظریه پردازان در این گونه نیز دیدگاهی اقتضایی محسوب می شود.

چالش های سازمانی:

کوچک سازی: کوچک کردن سازمان از طریق: کاهش نیروی کار یا حذف بخشهای موازی وپراکنده سازی بخشهای مختلف سازمان کسب وکار مقدور می باشد. در حال حاضر به دلیل اینکه سازمانها در محیط های رقابتی ودر حال تغییر فعالیت می نمایند ناگزیر به پاسخگویی به محیط می باشند ، در نتیجه سازمانهای بزرگ سعی می کنند به بخشهای کوچک وکار آفرین تبدیل شوند تا بتوانند بقای خود را حفظ نمایند.

تنوع نیروی کار: شامل ابعاد گسترده ای نظیر سن ،جنس، نژاد، توانایی ها یا عدم توانایی های فیزیکی می باشد. چالشی که سازمانها با آن روبرو هستند این است که باید نیروی کار با شیوه های متنوع ومتفاوت ونیازهای خانوادگی وهنجارهای گوناگون را به صورت یک واحد اثر بخش در اورد. اساس کوره ذوب بر این امر دلالت دارد که سازمان می تواند، ارزشها وتفاوتهای فردی را درهم آمیزد.تنوع نیروی کار،بر طرز تلقی کارکنان از سازمان وکار، رابطه کارکنان با هم وبه طور کلی بر فرهنگ سازمانی اثر دارد. چنین سازمانهایی نیازمند مدیرانی هستند که این تفاوت وتنوع را بشناسند وقادر باشند ان را به خوبی کنترل ومدیریت نمایند در غیر این صورت ارتباطات دچار مشکل می شود وتعارض وتضاد شخصی بوجود می آید.

نیروی کار جدید: دنیای کسب وکار امروز دنیای پویا ورقابتی با انواع تکنولوژی جدید ومدرن است؛ در چنین شرایطی داشتن نیروهای متخصص وکارآمد از مزیتهای رقابتی سازمان به حساب می آید امروزه مدیران، علاوه بر جذب نیروی کار مناسب باید توانایی حفظ ونگهداری آن را هم داشته باشد وبه متخصصان آزادی عمل ، فرصت بروز خلاقیت وپرورش توانایی ها ومشارکت درتصمیم گیری را بدهند. در مواجهه با نیروی کار جدید مدیران با دو چالش روبرو هستند:

۱-   ایجاد محیط کاری ، که نیروی کار امروز را جذب نماید.هم آوردن محرکهای جدید برای نگهداری افراد با انگیزه وتوانمند.

سرعت تغییرات: در دهه های اخیر سرعت تغییرات بسیار بالا است ومدیران باید سازمانهای خود را چنان منعطف وروان طراحی نمایند که در برابر تغییرات محیطی پاسخگو باشند وشکست نخورند سازمان باید کارکنان را به نوآوری وتحول تشویق نماید در غیر این صورت آنها مانعی بر سر راه تغییرو تحول در می آیند. مدیران باید کارکنان را در برابر تغییرات بردبار بار آورند.

تکنولوژی اطلاعات: پیشرفت تکنولوژی اطلاعات ، فرصتها وتهدیداتی را برای مدیران فراهم آورده، همانطور که آنها را در تصمیم گیری و برقراری ارتباط یاری می رساند ، رقابت وپیچیدگی را نیز در محیط افزایش می دهد پیشرفت تکنولوژی وکاربرد وسیع آن باعث ایجاد سازمانها وادارات مجازی، ادارات الکترونیک ، تجارت الکترونیک وحتی دولت الکترونیک شده که مدیران باید توانایی اداره کردن رفتارها در چنین سازمانهای را فرا گیرند.

شیوه های جید ساختار دهی سازمان: به سبب تغییرات زیاد محیط ، سازمانها نیاز به انعطاف پذیری بیشتر وپاسخگوی سریعتر نسبت به محیط دارند وآن را در ساختارهای روان سازمان جستجو می کنند. مدیران باید گرایش اقتضایی داشته وبه عواملی مانند تماس با مشتریان وارباب رجوع وسیستم های فنی واجتماعی ، تغییر تکنولوژی واستراتژی رقابتی سازمان توجه نمایند.

سیستم چیست؟

 از دیدگاه برتالانفی زیست شناس آلمانی سیستم مجموعه ای از اجزاء به هم پیوسته است که در ارتباط وتعامل با هم هستند وبرای رسیدن به هدف معینی در حرکتند.او ۴ ویژگی عمده برای سیستم در نظر می گیرد:

۱-     اجزای هر سیستم در یک کنش متقابل یا در تعامل با یکدیگرند.

۲-     سیستم با محیط  پیرامون خود رابطه داده ،ستانده دارد یعنی از محیط تاثیر می پذیرد وبر محیط اثر می گذارد .

۳-     سیستم گرایش به نظم دارد وباهرگونه بی نظمی که باعث از بین رفتن سیستم می شود،مبارزه می کند.

۴-     سیستم گرایش به تعادل پویا دارد.

انواع سیستم ها:

باز وبسته، اصلی وفرعی، قطعی واحتمالی، طبیعی ومصنوعی وطبقه بندی براساس پیچیدگی ؛

سیستم بسته که با محیط خود به تعادل ثابت(استاتیک) رسیده است ومنحصر به دنیای بسته هسته اتم است که با محیط اطراف خود رابطه ای ندارد ودر صورت ارتباط متلاشی می گردد. در مدیریت؛ سیستم بسته شامل مکتب کلاسیک است که این بسته بودن به صورت نسبی است سازمانهای مبتنی بر اصول مدیریت علمی بیش از آن که با محیط خود وعوامل انسانی ارتباط داشته باشد به عوامل فیزیکی داخل سازمان توجه دارد وفعالیت های افراد، نوع، تعداد وساعات کار آنها در شرح وظایف به صورت خشک وانعطاف پذیر تنظیم شده است.

سیستم باز: با محیط خود به تعادل پویا(دینامیک)رسیده است بر محیط تاثیر می گذارد واز محیط تاثیر می پذیرد ، تعادل آن همواره در حال تغییر است واز یک تعادل به تعادل جدید می رسد در این سیستم به دلیل ارتباط دائم با محیط تمایل به نظم وجود دارد وسیستم در حال رشد است ومرتباً در حال تبادل ماده، انرژی واطلاعات می باشد.

طبقه بندی سیسیتم براساس پیچیدگی: ( توسط بولدینگ )

۱ساخت یا چارچوب : به جغرافیا یا کالبد شکافی جهان مربوط می شود مانند منظومه شمسی یا نمودار سازمانی ونقشه های زمین ؛ این سطوح قوانین استاتیک را در بر می گیرد .

۲-سیستم متحرک وساده: در برگیرنده قوانین دینامیک می باشد مانند: دوچرخه ،ماشین وچرخش منظومه شمسی این طبقه را طبقه چرخش ساعتی هم می نامند.

۳-سیستم سایبرنتیک: سیستم هایی که توسط مکانیزم بازخور کنترل می شوند این سطح را سیستم مکانیزم کنترل هم می نامند.ترموستات نوع ساده وکامپیوتر نوع پیشرفته این سطح است. در این سیستم ارتباط وکنترل لازمه تعادل است.

۴-یاخته یا سلول: مرز جدایی موجود زنده از جماد است ،که سیستم باز یا خود نگهدارهم نامیده می شود.مانند تولید مثل.

۵-سطح روئیدنی گیاه: تقسیم سلول وتشکیل برگ ،تخم،ریشه و… تقسیم کار در این مرحله انجام می شود.

۶-سطح زندگی حیوانی: موجودات دارای گیرندهای اطلاعاتی مخصوصی مانند چشم گوش می باشندوارتباط با محیط ودریافت اطلاعات ونشان دادن عکس العمل و رفتار هدف دار در این سطح به وقوع می پیوندد.

۷-انسان :دارای خود آگاهی است تنها موجودی که می داند که می داندو دارای حافظه تکامل یافته قدرت تصویر سازی می باشد. انسان ،هدف جو کمال جو وبه دنبال ایده هایی است که گاهی رسیدن به آنها مشکل یا محال است.

۸-سازمان اجتماعی : بالاترین جنبه ای که تاکنون تجزیه وتحلیل علمی شده است. این سطح  نه خود انسان بلکه نقشی است که او در جامعه به عهده می گیرد بحث ما در زمینه مدیریت به این طبقه از سیستم ها مربوط می شود.

۹-دنیای ناشناخته ها: هنوز انسان از طریق علم ودانش نتوانسته به آن راه یابد .انسان نتوانسته از طریق علم به آن سوی دنیا وپدیده هایی مانند مرگ دست یابد.

      ویژگی های سیستم:

      حد ومرز: محدوده ومرزهای یک سیستم قراردادی است .هر سیستم می تواند جزیی از سیستم بزرگتر باشد در این صورت سیستم بزرگتر را سیستم اصلی و سیستم های تشکیل دهنده آن را فرعی می نامند به همین ترتیب سیستم فرعی نیز می تواند از سیستم های کوچکتر بوجود آمده باشد .بدن انسان سیستم اصلی است که از سیستم های فرعی: گوارش، اعصاب و… تشکیل شده وخود این انسان جزئی از سیستم آموزشی مدرسه باشد که نسبت به دستگاه گوارش اصلی ونسبت به مدرسه فرعی می باشد.

درون داد: عوامل ومتغیرهایی که از محیط پیرامون به سیستم وارد می شوند وموجب موجودیت وتحرک سیستم می شوند. مثل یک مدرسه که بودجه را از آموزش وپرورش ومعلمین ودانش آموزان را از جامعه جذب می نماید.

۳-    برون داد: به خروجی   مربوط می شود کالا یا خدماتی که پس از طی فرآیند عملیات به محیط ارائه می شود مثل کودکان باسواد.

۴-    فرآیند: یک دسته فعل وانفعالات که برای تبدیل نهاده به داده انجام می گیرد. در مدرسه تمام ورودی ها به خاطر آموزش بکار می رود. فرایند همان تغییراتی است که در محصلین انجام می گیرد وآنچه قبلاً نمی دانستند، یاد می گیرند. به فرایند    تبدیل ،جعبه سیاه هم می گویند چون در داخل سیستم ،همه یا قسمتی از عملیات انجام شده ممکن است برای انسان ناشناخته باشد.ازانجا که بازداده های یک سیستم می توانند داده های یک  سیستم فرعی دیگری از یک  سیستم اصلی باشد ضروری است بین سیستم های فرعی که یک سیستم اصلی را تشکیل می دهند هماهنگی وجود داشته باشد. در سیستم اجتماعی باید بین  سیستم های آموزشی،سیاسی،نظامی و… هماهنگی وجود داشته باشد تا به عنوان سیستم اصلی به حیات خود ادامه دهد.

۵-    فعالیت : همان فرایند است سیستم باز انرژی را جابجا می کند یا تغییر می دهد. بدن انسان نشاسته وقند را به حرارت تبدیل می نماید سازمانها مواد را تغییر می دهند وکالاهای جدید تولید می کنند وموسسات خدماتی به مردم خدمات مختلف می دهند .

۶-    آنتروپی: فرایند انتروپیک یک قانون کلی در طبیعت است که براساس آن هر نوع سازمان به سوی بی نظمی ومرگ پیش می رود. در سیستم های فیزیکی اجزاء به سمت بی نظمی وپراکندگی میل می کنند ودرارگانیسم های زنده موجود می میرد واز بین می رود چرخش داده ها وعملیات وبازداده ها که برای حیات سیستم ضروری است خود یک چرخش انتروپی منفی است یک سیستم باز در حدوده ظرفیت ذخیره سازی خود، انرژی ذخیره می کند وآن را هنگام پیدایش بحران برای ادامه حیات استفاده می کند . سیستم های اجتماعی می توانند به طور نامحدودی جریان آنتروپیک را متوقف نمایند . اما باز هم هر سال شاهد خروج تعدادی سازمان از گردونه حیات اجتماعی هستیم.

۷-    بازخور: ارزیابی هماهنگی یا ناهماهنگی بین درون داد وبرون داد بازخور مبنای کنترل  است سیستمی موفق به ادامه حیات است که به بازخور توجه دقیق داشته باشد  وبه طور دقیق ومداوم ومتناسب با شرایط زمان ومکان تغییر وتحول لازم را اعمال کند نظرات مشتریان را جمع آوری و به عنوان داده وارد سیستم نماید.

۸-    محیط داخلی وخارجی: مقتضیات وشرایطی که سایر عناصر متشکله در آن عمل میکنند واز عواملی از قبیل فرهنگی،طبیعی،اقتصادی،اجتماعی وسیاسی متاثر است وبر آنها تاثیر می گذارد. سیستم برای بقاء در محیط باید پاسخگوی نیازهای محیطی باشد وخود را با شرایط واوضاع واحوال محیط تطبیق نماید.

۹-   کدگذاری: دریافت ورودی ها توسط سیستم انتخابی است. سیستم اطلاعاتی را دریافت می کند که با آن اطلاعات هماهنگی داشته باشد این مکانیسم گزینش دروندادها توسط سیستم راکدگذاری یا رمز می گویند.

۱۰   هم پایانی وچند پایانی: در سیستم بسته حالت نهایی بستگی به شرایط اولیه سیستم دارد در حالی که سیستم های باز دارای حالت نهایی واحدی می باشند که آن را هم پایانی می نامند که سیستم با شرایط مختلف از مسیرهای گوناگون به یک حالت نهایی می رسد. این خصوصیت در سیستم باز به آن امکان می دهد برای ادامه حیات خود، حالت انعطاف پذیری وتطبیق با محیط را پیدا کند سیستم های اجتماعی با توجه به شرایط اولیه وامکانات ومحدودیت های خود می توانند مسیرهای مختلفی را برای رسیدن به یک هدف انتخاب نمایند با استفاده از این ویژگی  سیستم های باز می توانند راهی را که انطباق بیشتری با موقعیت آنها داردوموثرترین ونزدیکترین راه را برای رسیدن به هدف برگزینند برخی دانشمندان شرقی تصور می کردند برای صنعتی شدن باید همان مراحل وپیچ وخمهای غرب را طی کرد اما کشورهایی مثل چین ، ژاپن وهند نشان دادند می توان از راههای مختلف به سمت هدف  که همان صنعتی شدن است رهسپار شد.

۱۱  متغیرها وپارامترها: متغیر همان عوامل درون سیستم و پارامتر همان عوامل بیرون سیستم هستندکه سیستم تحت تاثیر هر دو قرار می گیرد.

۱۲ یکپارچگی وهماهنگی: در نتیجه تفکیک وتخصصی شدن کارکردها فراگردهای نیاز است فعالیتها را یکپارچه وهماهنگ سازد.

۱۳خرده سیستمها: سیستم در درون خود خرده سیستم های دارد که از ترکیب آنها سیستمهای متفاونی تشکیل می شود. مانند : سازمان رسمی ؛ گروههای غیر رسمی ، روابط افراد،روابط ناشی از نقش و مقام، روابط حاصل از محیط فیزیکی کار و تکنولوژی .

به هر حال رابطه های درونی اجزاء، درون دادها،برون دادها وخرده سیستمها موجب حرکت به سوی تکامل سیستم می شود و همفکری وهمراهی در این مسیر راه را برای رسیدن به هدف تسهیل می کند وارتباطات در چنین فضایی است که رشد می     یابد.درنظریه های نوین سازمان یک سیستم فنی،اجتماعی تلقی می شود که برای رشد وکمال مرتباً خود را با عوامل متغیر داخلی وخارجی سازگار وهماهنگ می سازد.جنبه فنی سازمان شامل: وظایف تخصصی،ساختمان وماشین آلات وسایل وابزار وتکنیک های کاروجنبه اجتماعی مشتمل بر روابط کارکنان در داخل سیستم ؛ شرایط فیزیکی ابزار ووسائل وتکنولوژی بایستی با توجه به ویژگی های فیزیولوژیکی ،روانی واجتماعی افراد در محیط خدمت انتخاب شوند.

کاربرد تئوری سیستم مدیریت:

تئوری سیستم مفهومی گسترده است که برای حل وفصل جامع مسائل سازمانی لازم است که کلیه ی اجزای سیستم، همبستگی وتاثیر متقابل آنها روی یکدیگر مورد بررسی وتجزیه وتحلیل قرار گیرد. اما اندازه گیری برخی از عوامل موثر در سیستم های فرعی واجزاء انها، به عبارت دیگر سنجش متغیرهای متعددی که در رفتار سازمانی وطرز عمل سیستم موثر است به صورت اعداد وارقام ممکن نیست وهمین موضوع کاربرد این تئوری را در بررسی های جامع سازمانی محدود کرده است اما علیرغم این محدودیت در سالهای اخیر روشهای خاصی تحت عناوین : سیستم های مدیریت وروشهای مقداری در مدیریت ابداع شده است که مدیران را در حل وفصل مسائل سازمانی وتصمیم گیری براساس اطلاعات واقعی یاری می رساند. بررسی مسائل سازمانی در قالب تئوری سیستم اغلب به مفهوم محدودی تحت عنوان روشهای مقداری نامگذاری می شود وبرای این   منظورمراحل زیر ضرورت دارد:

۱-     تعیین واندازه گیری هدف های مد نظر سیستم

۲-     تعیین واندازه گیری مقداری همه متغیرهایی که در نیل به اهداف سیستم موثرند.

۳-     ایجاد فرضیه به شکل یک مدل ریاضی در مورد مسئله مورد بررسی

۴-     حل مسئله در قالب مدل یا معادلات ریاضی

۵-     ازمایش راه حل فوق به طرق مختلف واستقرار یک سیستم کنترل برای اطمینان از اینکه کلیه عناصر واجزای طرح عیناً به همان ترتیب پیش بینی شده عمل می کنند.

پیشرفت فنون وروشهای مزبور با قدرت وکارایی شگرف کامپیوتر که به نوبه ی خود به سرعت رو به تکامل است دست به دست هم داده ودر حل بسیاری از مسائل مدیریت موثر واقع شده است اما تکامل فنون وروشهای مقداری همیشه جانشین خوبی ومناسبی برای توضیح وتفسیر رفتارهای نهانی افراد به شمار نمی رود وبررسی های سازمانی در چارچوب علوم رفتاری همچنان ادامه خواهد یافت.

 عملکرد یک سیستم به عملکرد اجزایش بستگی دارد اما جنبه مهمتر آن چگونگی تعامل آنها با یکدیگر به منظور تاثیر گذاری بر عملکرد سیستم کل است بنابراین مدیریت اثر بخش سیستم باید به جای توجه به عملکرد مستقل اجزاء بر تعامل وارتباط متقابل آنها با هم تمرکز کند.

اجزای سازمان در نگرش سیستمی :

۱-     به هر نفر از منابع انسانی باید به صورت منحصر به فرد نگریسته شود که تربیب پذیر وآموزش پذیر باشد. هر نفر به پستی منصوب شده وشرح وظایفی دارد.علاوه بر عضو اصلی سازمان دارای تخصص ها وتوانایی هایی است که باید مدنظر قرار گیرد.

۲-     شبکه اطلاعاتی؛ که تصمیم گیری را میسر می سازد. مدیری موفق است که تصمیماتش بر پایه اطلاعات درست وبرگرفته از واقعیت باشد.

۳-     روشهای اجرای کار؛ روشهایی که عوامل را ترکیب می کند شاید بهترین روش نباشد اما مدیر می تواند روشهای جدید ومنعطفی را ابداء واجرء کند که نتیجه بهتری بدهد. برای پویایی سازمان باید تحول در روشها به وجود آورد.

۴-     محیط دارای مقتضیاتی است که در کار سازمان تاثیر دارد. توجه به عوامل محیطی از قبیل بودجه وفرهنگ سازمانی ،تخصص، قوانین مقررات، آداب وسنن، شرایط اقتصادی اجتماعی، گروه های بانفوذ، سازمانهای رقیب ومخالفین در هیئت مدیره، هرگاه مدیر این عوامل را با خود سازگار کند ممکن است یک عامل محیطی را به منابع تبدیل کرده باشد.

۵-      تحولات سریع تکنولوژی در دنیای امروز؛ باید سازمان به عنوان یک سیستم تعادل خود را با تحولات محیط حفظ کند ومنعطف باشد. توجه به اهداف سازمان ورتبه بندی اهداف مهم می باشد. اندیشیدن به هدف کل بعد به اهداف جزءو توجه به منابع سازمان به خصوص منابع انسانی و  تکنولوژی جدید باید مورد توجه قرار گیرد .

۶-     مدیریت سایر عوامل سازمان  را اداره می کند منابع مالی وانسانی را تخصیص می دهد،سازماندهی می کند وهماهنگ می سازد وبر کار آنها نظارت می نماید مدیر با نظارت می تواند از صحت اجرای عملیات ومطابقت آنها با برنامه های تدوین شده اطمینان حاصل نموده واگر در جایی متوجه انحراف گردد در صدد کشف علت واصلاح آن اقدام می نماید.

نوربوت ونیر وظیفه نظارتی مدیر را به نقش کاپیتان کشتی تشبیه می نماید که مسئولیت دارد کشتی را مطابق برنامه در محدوده زمانی معینی به مقصد برساند؛ اثرات عوامل محیطی ومنابع دیگر را مدنظر دارد واطلاعات را بطور مرتب دریافت می نماید تا عملیات مطابق برنامه پیش رفته ودر صورت لزوم اقدام مقتضی را بعمل آورد. مدیر باید با استفاده از روش تفکر منظم وپویا همه فعایتهای سازمان را هدایت نماید و با برنامه ریزی وارزیابی مجدد آنها در مقاطع مختلف، سازمان را به سوی اهداف تعیین شده هدایت کند.

درباره ی admin

مطلب پیشنهادی

مدیریت فناوری و نوآوری

انگیزش

در دهه ۱۹۲۰ سائقه به‌جای غریزه برای تبیین رفتار به کار رفت سائقه حالتی از …

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *